At: Y Pwyllgor Safonau Ymddygiad
Oddi Wrth: Gerard Elias CF, Y Comisiynydd Safonau
1. Yng nghyfarfod diwethaf y Pwyllgor ar 18 Hydref 2011, cytunwyd ei bod yn briodol:
· adolygu’r Gweithdrefnau ar gyfer ymdrin â chwynion yn erbyn Aelodau’r Cynulliad a’u diwygio lle mae hynny’n briodol;
· adolygu’r Cyfarwyddyd a’r Canllawiau sydd ar gael i Aelodau’r Cynulliad trwy ddiweddaru’r Cod Ymddygiad;
· ystyried telerau’r Rheolau Sefydlog perthnasol a’u digonolrwydd, a’u diwygio yn ôl yr angen; a
· chynhyrchu dogfen/llyfryn sengl wedi’i godeiddio yn ymdrin â Safonau Ymddygiad y gall Aelodau’r Cynulliad a’r cyhoedd gael mynediad rhwydd ato.
2. Cytunwyd y byddai’r arolwg yn cael ei gynnal mewn tri cham, gan ddechrau gydag arolwg o’r Weithdrefn Gwyno. Mae manylion wedi’u gosod allan ym mhapur SOC(4)-01-11:papur 2 a ystyriwyd ar 18 Hydref.
3. Yn dilyn hynny ymgynghorais â holl arweinwyr y pleidiau ac Aelodau Cynulliad unigol, y Llywydd a Chlerc y Cynulliad, i weld beth oedd eu barn am y Weithdrefn Gwyno bresennol. Roeddwn yn falch cael cyfarfod â’r 12 Aelod a oedd am gael sesiynau trafod un-i-un gyda mi. Ymgynghorais yn anffurfiol hefyd â’m cydweithwyr cyfatebol mewn deddfwrfeydd eraill, yn benodol yn Senedd y Deyrnas Unedig, Senedd yr Alban, Gogledd Iwerddon ac Iwerddon, i nodi gweithdrefnau arfer gorau a nodi’r gwersi a oedd wedi’u dysgu lle’r oedd hynny’n briodol. Rwyf yn ddiolchgar hefyd i gynghorwyr cyfreithiol y Cynulliad a swyddogion eraill sy’n rhan o’r broses adolygu hon.
4. Mae’r gwelliannau a gynigiwyd ar gyfer y Weithdrefn Gwyno wedi’u gosod allan yn Atodiad A o’r papur hwn. Y nod cyffredinol yw symleiddio'r broses a’i chyflymu heb beryglu’r angen am fod yn agored a sicrhau cyfiawnder naturiol. Ni fwriedir i’r gwelliannau leihau diogelwch yr Aelodau rhag cwynion blinderus, ond i wneud y weithdrefn yn llai cymhleth ac yn haws ei deall, i’r Aelodau ac i’r cyhoedd yn gyffredinol. Wrth reswm, mae’n hanfodol peidio â thanseilio hyder y cyhoedd yn y system, ac y gellir ymdrin â chwynion gwirioneddol yn brydlon.
5. Cafodd y Weithdrefn Gwyno gyfredol ei chymeradwyo ym mis Mehefin 2008, ac felly mae nifer o welliannau yn ddiweddariadau rheolaidd. Enghraifft o hyn yw cymryd i ystyriaeth ddarpariaethau Mesur y Cynulliad 2009 a oedd yn fy mhenodi i swyddogaeth statudol Comisiynydd Safonau. Mae cynigion eraill yn fwy parhaol, neu’n ymwneud â materion mwy sylweddol o egwyddor. Mae’r rhain yn cynnwys:
Camau ymchwilio - fel y nodwyd yn fy mhapur blaenorol i’r Pwyllgor, bu llawer o drafod am yr amrywiol gamau wrth ystyried “cwyn”, a sut y caiff y camau hynny eu gosod allan yn y Weithdrefn. Nid awgrymir newidiadau yn adran 1.5, er y cydnabyddir bod yna gam hidlo cychwynnol (cyn y Cam Ymchwilio Rhagarweiniol). Bryd hynny, fy swyddogaeth yw ymarfer fy noethineb i benderfynu a allai “cwyn” byth fod yn dderbyniol dan 3.1.vi o’r Weithdrefn, ac i’w thrin yn briodol. Bydd faint o ymchwilio pellach sy’n ofynnol yn y cam ymchwilio ffurfiol, ar ôl penderfynu bod cwyn yn dderbyniol yn y cam rhagarweiniol, yn dibynnu ar yr achos. Fodd bynnag, mae’n bwysig i’r Weithdrefn ddangos bod yna gamau ymchwilio rhagarweiniol a ffurfiol, oherwydd canlyniad yr ymchwiliad ffurfiol y mae’n rhaid adrodd amdano wedyn wrth y Pwyllgor i’w ystyried. Mae Adran 10.1 yn y Weithdrefn yn darparu ar gyfer datrys y mater yn ystod y cam ymchwilio rhagarweiniol, a bwriedir diwygio hwnnw i fod yn gymwys mewn unrhyw gam. Mewn perthynas â’r adran hon, gofynnir y cwestiwn hefyd i bwy y dylai Aelod ymddiheuro - y Comisiynydd, y Pwyllgor, yr achwynydd yn uniongyrchol, neu fel arall - a beth a ystyrir yn ymddiheuriad ‘boddhaol’. Unwaith eto, awgrymir mai mater o ymarfer doethineb yw hyn yn ôl natur y mater.
Cynnal Ymchwiliadau – awgrymwyd ychwanegu Adran 1.8 i fynd i’r afael â’r mater a godwyd yng nghyfarfod diwethaf y Pwyllgor ynglŷn â chwynion sydd heb eu datrys cyn cyfnod etholiad.
Cyfrinachedd - Ystyriwyd ei bod yn ofynnol i Aelodau gydweithredu â’r Weithdrefn Gwyno a bod angen sicrhau cyfrinachedd drwy gydol y broses. Awgrymir diwygio adrannau 2.2 a 2.3 oherwydd, er y gall fod achosion lle bydd yn hollol briodol i’r Comisiynydd ddatgelu manylion am gŵyn i Aelod cyn cyrraedd y cam ymchwilio ffurfiol, ni chredaf y dylai fod yn orfodol gwneud hynny dan y Weithdrefn ym mhob achos. Yn yr un modd, awgrymir dileu adran 6.3, sy’n ei gwneud yn ofynnol i’r Comisiynydd hysbysu Aelod am benderfyniad i gyfeirio’r mater at yr heddlu, oherwydd gallai hyn o bosibl arwain at wrthdroi cwrs cyfiawnder. Er mwyn gorfodi’r gofyniad i ‘barchu cyfrinachedd’ yn adran 4.6 o’r Weithdrefn, awgrymir y byddai angen cryfhau’r Cod Ymddygiad a’r Cod Ymarfer ar Fynediad i Wybodaeth sy’n gysylltiedig, ac y gellid ystyried hyn yng ngham 2 yn yr arolwg.
Tramgwyddau Troseddol – Rwyf wedi ystyried a yw darpariaethau Adran 6 (ymchwiliadau troseddol ar yr un pryd) yn bodloni anghenion y Cynulliad Cenedlaethol o ran gwarchod ei enw da mewn amgylchiadau lle bydd Aelod wedi’i gyhuddo o ymddygiad troseddol difrifol. Awgrymir diwygio’r geiriad yn adran 6.1. Gall y Weithdrefn gael ei symleiddio’n sylweddol hefyd drwy ddileu adrannau 6.4 i 6.7, ac i’r amod i’w gwneud yn ofynnol adrodd am ganlyniad ymchwiliadau troseddol i’r Pwyllgor (ar hyn o bryd yn adran 6.4) gael ei gynnwys yn adran 4.2.iii yn lle hynny.
Ystyried gan y Pwyllgor Safonau – Adran 7 – Mae Adran 7.10 yn codi mater gweithdrefnol technegol yn ymwneud â’r bleidlais fwrw. Ar ôl ystyried, hwyrach y bydd yr Aelodau’n dymuno cadw’r geiriad a gytunwyd yn 2008. Awgrymir y gwelliant yn adran 7.11 er mwyn eglurder ynglŷn â phenderfyniad y Pwyllgor ac argymhellion dilynol yn deillio o’r penderfyniad hwnnw.
Gweithdrefn Apelio – Mae Adran 7.12 ac Adran 8 yn ymwneud â’r weithdrefn apelio. Awgrymir bod y gofyniad yn adran 8.2 i’r Llywydd sefydlu panel apêl o Aelodau yn drefniant diangen o gymhleth i ystyried apêl yn unol ag adran 8.4. Awgrymir gwelliannau sylweddol er mwyn egluro’r rhan hon o’r weithdrefn a’i symleiddio i bawb dan sylw.
6. Yn unol â Rheol Sefydlog 22.2(iv), ar ôl ei chymeradwyo gan y Pwyllgor, bydd unrhyw Weithdrefn Gwyno ddiwygiedig yn cael ei gosod gerbron y Cynulliad. Bydd y Pwyllgor, mae’n siŵr, yn dymuno ystyried sut y mae’n cyfleu newidiadau yn y Weithdrefn Gwyno yn fewnol i’r holl Aelodau. Ar hyn o bryd rwyf yn y broses o ddatblygu amlinelliad o gynllun cyfathrebu ar gyfer fy swyddfa, a bydd cyswllt parhaus â’r Pwyllgor er mwyn cydlynu gweithgarwch cyfathrebu sy’n bodoli ein dibenion ill dau o hyrwyddo safonau ymddygiad ar gyfer yr Aelodau.
7. In accordance with Standing Order 22.2(iv), once approved by the Committee, any revised Complaints Procedure will be laid before the Assembly. The Committee will no doubt wish to consider how it internally communicates changes to the Complaints Procedure to all Members. I am currently in the process of developing an outline communications plan for my office, and there will be continued liaison with the Committee to coordinate communications activity that serves both our purposes in promoting standards of conduct for Members.
8. Bydd cam dau yn yr arolwg o weithdrefnau yn golygu ystyried y Cod, y Rheolau Sefydlog a’r Canllawiau presennol er mwyn sicrhau eu bod yn ateb y gofyn, a bod yr holl ddogfennaeth wedi’i diweddaru i adlewyrchu unrhyw newidiadau diweddar. Bydd y cyfnod ymgynghori yn y broses hon o reidrwydd yn cynnwys amrywiaeth eang o randdeiliaid. Fel Comisiynydd, rwyf yn barod i arwain y broses ymgynghori hon os caf wahoddiad i wneud hynny. O ran cam un, byddwn yn disgwyl i’r gwaith hwn symud ymlaen drwy gydweithredu’n agos â Chadeirydd ac Aelodau’r Pwyllgor.
9. Camau Gweithredu a Argymhellir ar gyfer y Pwyllgor
10.Gwahoddir y Pwyllgor:
· i ystyried y gwelliannau arfaethedig sydd wedi’u gosod allan yn Atodiad A o’r papur hwn, gyda’r nod o gytuno ar newidiadau yn y Weithdrefn Gwyno;
· i nodi unrhyw feysydd lle gall fod angen gwaith pellach neu ystyriaeth bellach i faterion yn deillio o’r Weithdrefn Gwyno;
· i gytuno ar amserlen ar gyfer gwaith pellach, h.y. cytuno ar fersiwn derfynol y Weithdrefn Gwyno, ac ar gynigion ar gyfer cam 2. Hynny i ddigwydd mewn cyfarfod pellach a awgrymir ar gyfer Dydd Mawrth 24 Ebrill.
Gerard Elias CF
Comisiynydd Safonau
21 Chwefror 2012